Máy scan tài liệu là một thiết bị dùng để chuyển đổi tài liệu giấy (bản cứng) thành tệp kỹ thuật số (bản mềm). Máy hoạt động bằng cách chiếu sáng tài liệu và sử dụng cảm biến để ghi lại hình ảnh, sau đó chuyển đổi thành dữ liệu có thể lưu trữ, chỉnh sửa trên máy tính hoặc các thiết bị khác. 

Chức năng chính:

• Số hóa tài liệu: Chuyển đổi các tài liệu vật lý như giấy tờ, hình ảnh, tạp chí thành tệp tin điện tử để dễ dàng lưu trữ và truy cập.
• Lưu trữ an toàn: Giúp sao lưu các tài liệu quan trọng, tránh thất lạc hoặc hư hỏng bản gốc.
• Chia sẻ và chỉnh sửa: Cho phép chỉnh sửa, cắt ghép, thay đổi kích thước và chia sẻ tài liệu qua các ứng dụng khác nhau một cách dễ dàng. 

Cách thức hoạt động:

1. Đặt tài liệu: Đặt tài liệu lên bề mặt kính của máy scan.
2. Điều chỉnh cài đặt: Mở phần mềm scan trên máy tính để chọn các tùy chọn như chế độ màu hoặc đen trắng, độ phân giải.
3. Quét và chuyển đổi: Máy sẽ chiếu sáng tài liệu, thu ánh sáng phản xạ lại và chuyển đổi thành tín hiệu điện. Tín hiệu này được xử lý và biến thành dữ liệu số.
4. Tạo và lưu tệp: Dữ liệu số được gửi đến máy tính để tạo thành file ảnh hoặc tài liệu hoàn chỉnh (như JPEG, PNG, PDF) và lưu lại. 
5. Chuyển từ file hình ảnh sang file word, exel tiếng Anh, tiếng Việt, chữ viết tay tiếng Việt